3.2 Der Dokumentationsprozeß in Medienarchiven 

3.2.1 Das grundsätzliche Organisationsmodell

Ein vorderhand instruktives Modell für die Darstellung der Aufbau- und Ablauforganisation eines Medienarchives ist das Input/Output Schema. Die Kerntätigkeiten in einer Dokumentationsstelle: Selektion (Lektorat), Erschließung, Ablage, Recherche, Aufbereitung und Übermittlung lassen sich leicht als um einen Speicher gelagerte Arbeitsgänge darstellen : 

Das Archiv übernimmt Informations- und Produktionsmaterial aus der Umwelt, bereitet dieses seinen Aufgabenstellungen entsprechend auf, lagert es ein und gibt es, üblicherweise auf Anfrage, strukturiert wieder an seine Umwelt ab. Dieses einfache Modell ist allerdings nur schlüssig aufrecht zu erhalten, solange das Archiv seine Informationstätigkeit lediglich aus seinen eigenen Beständen heraus vornimmt. Sobald, etwa über Online-Terminals, auch ein Zugriff auf fremde Datensammlungen besteht, läßt die erklärende Kraft eines simplen I/O-Schemas nach. Ein Modell, das die Verhältnisse weiterhin klar zum Ausdruck bringt, muß die Tätigkeiten in Bestandsaufbau sowie -pflege und Informationsvermittlungen trennen. Darüberhinaus sind diese nicht mehr auf einen Speicher, sondern auf den umfassenderen Begriff einer »Informationsbasis« zu beziehen.

Zwar gibt es spezifische Unterschiede zwischen Produktions- und Informationsarchiven, doch sind sie auf diesem Abstraktionsniveau noch ohne Belang. Auch auf den Begriff des »Dokumentenspeichers« im Vergleich zum »Deskriptorenspeicher« wird später genauer eingegangen. Einstweilen reicht es, sich analog etwa zu einer Universitätsbibliothek den Deskriptorenspeicher im Sinne einer Nachweiskartei und den Dokumentenspeicher beispielsweise als das Büchermagazin vorzustellen. 

3.2.2 Dokumentationsprozeß und Datenbank-Host

Eine zentrale Rolle in zukünftigen Strukturen der Mediendokumentation werden online recherchierbare Volltextdatenbanken spielen. In den USA ist diese Entwicklung bereits weitgehend entfaltet, innerhalb von Europa hat Österreich derzeit eine gewisse Vorreiterrolle inne (Vgl. Kapitel 5.2.1.2.3). Die Randbedingungen dieser Entwicklung sollen hier in der Folge ausgeführt werden.

Obwohl auch andere Archivtypen die Einbindung von Fremdmaterial in ihre Informationstätigkeit kennen, hat sich dieses Leistungsmerkmal zuerst in Text- bzw. Informationsarchiven umfassend durchgesetzt. Der Grund liegt schlicht darin, daß durch die technologische Entwicklung für die »einfache« Darstellungsform "Text" erstmals geschlossene, technisch vollintegrierte Systeme auf digitaler Basis realistiert werden konnten. Zeitungstexte werden in elektronischen Satzsystemen digital erstellt, von dort aus über Datenleitungen automatisch zu einem Zentralrechner (Host) überspielt, für eine Datenbank aufbereitet, wieder über Datenleitungen von beliebigen Benutzern recherchiert, auf Bildschirmen dargestellt, ausgedruckt, weiterverwertet.

Am Beispiel der USA ist bislang am besten dokumentiert, welche strukturellen Auswirkungen die konsequente Entfaltung des Potentials vernetzter Informationstechnologien auf die Organisation von Zeitungsarchiven hat. Von 105 Tageszeitungen mit mehr als 100.000 Stück Auflage verfügten im Jahre 1990 bereits 67% über ein elektronisches Volltextarchiv. Der Höhepunkt der Etablierung war schon im Jahre 1985, in dem alleine sich die Gesamtzahl der elektronischen Archive von insgesamt 50 auf 100 verdoppelte. Von den Tageszeitungen mit einem elektronischen Archiv verlassen sich in den USA 79% vollständig auf dieses System und bewahren keine Zeitungsausschnitte mehr auf, 87% legen ihre Datenbestände in einem zentralen Host zur wechselseitigen bzw. allgemeinen Recherche auf und 39% geben an, daraus auch einen Profit zu erzielen. Die Mehrzahl der elektronischen Volltext-Archive ist also nicht auf einem Inhouse-Rechner im Verlag realisiert, sondern über Datenleitung in einem Rechenzentrum (Host). Um die arbeitsteiligen Organisationsbeziehungen zu beschreiben, die sich in Bezug auf einen Datenbank-Host ergeben, braucht man nur die beiden in der Darstellung des Dokumentationsprozesses isolierten Tätigkeitsbereiche "Bestandsaufbau" und "Informationsvermittlung" heranzuziehen. Im Grunde ergeben sich zwei Arten von Klientenbeziehungen zum Host. Einerseits Informationsanbieter, die obendrein ihre eigenen Bestände regelmäßig recherchieren wollen (Zeitungsverlage). Andererseits reine Informationsnachfrager, die nur recherchieren wollen (Wirtschaftsbetriebe, Parteien, Information-Broker). Eine Gruppe betreibt also sowohl Bestandsaufbau als auch Informationsvermittlung, die andere lediglich zweiteres:

Die Beziehungen zwischen Datenanbietern, Informationsnachfragern und Hosts beruhen auf leicht nachvollziehbaren Interessenskonstellationen. Wenig überraschend sind diese hauptsächlich im Kostenbereich angesiedelt. Anschaffung, Betrieb, Wartung und Weiterentwicklung von Hard- und Software für die Verwaltung sehr großer Datenbestände im eigenen Haus werfen für Zeitungsverlage beträchtliche Kosten auf. Die Hostunternehmen können diese Dienstleistungen in den meisten Fällen billiger anbieten. Darüberhinaus kann ein Verlag mit seinen Datenbeständen in einem Host dadurch, daß er Gebühren für die Benutzung seiner Dokumente einhebt, auch noch Geld verdienen.

Neben dem reinen Kostenargument kann die Verbindung Zeitung - Host natürlich auch durch zusätzliche Faktoren determiniert sein. Vom Host her besteht beispielsweise ein Interesse, seinen reinen Nachfragekunden ein themenmäßig weit gefächertes, ausgewogenes und auf renommierten Quellen beruhendes Informationsangebot zur Recherche anbieten zu können. Printprodukte, die diesen Ansprüchen genügen, werden sich wohl leichter tun, günstige »Einlagerungskonditionen« mit dem Host auszuhandeln. In den USA ist es auch üblich, daß Zeitungsverlage, die ihre Volltexte in Hosts auflegen, sich wechselseitig günstige bis kostenfreie Recherchemöglichkeiten einräumen und dadurch eine Form der Archivkooperation eingehen. Renommierte Zeitungen legen ihre Texte in mehreren Hosts auf.

Neben dem Kostenfaktor spielen also auch zumindest Qualitäts- und Kooperationsüberlegungen eine Rolle, wenn Zeitungsverlage einen Host für ihre Textspeicherung heranziehen.Funktional ist die Beziehung des Verlags zum Host beispielsweise mit der Beziehung des Landwirtes zum Lagerhaus vergleichbar. Das Lagerhaus verdient einmal daran, daß es das Produkt professioneller und günstiger einlagert, als es dem Bauern selbst möglich wäre, manchmal wird das Produkt auch veredelt, andererseits übernimmt das Lagerhaus auch Marketing und Vertrieb. Ob die Zukunft der »Informations-Landwirte« eher den großen Lagerhäusern oder dem Direktvertrieb gehören wird, ist hauptsächlich eine Frage technischer Entwicklungen.

Ebenfalls eine Frage der technischen Entwicklung ist es, wie lange die Hosts auf die Darstellungsform Text beschränkt bleiben. Um Texte in geschlossenen digitalen Systemen verarbeiten zu können, waren bestimmte technisch/organisatorische Standardsetzungen in den Bereichen Speicherplatz, Datenübertragung, Rechengeschwindigkeit, Software und Schnittstellen/Normen notwendig. Wenn alle diese Bereiche sich entsprechend weiterentwickeln, wird die Hereinnahme von komplexeren Darstellungsformen in Host-Modelle leicht vorstellbar. Im Bereich der Fotoarchivierung würde durchaus ein Bedarf bestehen. Allerdings ist die digitale Speicherung und Übertragung von Fotos in Druckqualität zum heutigen Zeitpunkt noch nicht effizient realisierbar. Der Bedarf an Speicherplatz ist gigantisch und die digitale Übertragungszeit eines einzigen Fotos auf herkömmlichen Datenleitungen liegt noch im Bereich einer halben Stunde. Doch das muß nicht für alle Zeiten so bleiben.


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