3.3 Die Arbeitsfelder des Dokumentationsprozesses 

3.3.1 Bestandsaufbau

Nach wie vor erfüllen Medienarchive den größten Teil ihrer Informationsaufgabe anhand jener Bestände, die sie eigenständig gesammelt sowie erschlossen haben und auch selbst gelagert halten. Grundsätzlich sind diese nach ihrem Ursprung einerseits in Medienstoff und Nichtmedienstoff sowie innerhalb des ersteren darüberhinaus in eigene und fremde Verlagsprodukte einteilbar. Typischer Medienstoff sind etwa Fernsehsendungen, Zeitungsausschnitte oder Agenturmeldungen. Klassischer Nichtmedienstoff, wie er in Medienarchiven vorkommen kann, wären beispielsweise Geschäftsberichte, Aussendungen oder Konferenzunterlagen.

Mit Bestandsaufbau soll in der weiteren Folge dieses Kapitels nur jene Praxis beschrieben werden, mit der die Dokumentationsstellen der Medienbetriebe ihre typischen und spezifischen Grundsammlungen (Zeitungsauschnitte, Fotos, AV-Dokumente) im Rahmen des täglichen Arbeitsablaufes aufbauen. Aus diesem Grund wird auf einige Sonderfälle hier vorher kurz einzugehen sein.Bestandsaufbau muß etwa nicht ausschließlich durch eigenes Sammeln, sondern kann auch durch Erwerb von großen Sammlungen en bloc geschehen. Sei es durch den Zukauf des Ausschnittarchivs eines aufgelassenen Verlages, einer Fotosammlung, einer Bibliothek bis hin zum Ankauf kompletter Datenbankkopien.

Gesondert sind, was Bestände betrifft, auch Bücher und Nachschlagewerke zu erwähnen. Eigenständige Bibliotheken sind in Presseverlagen selten, in Rundfunkanstalten häufiger anzutreffen. So gut wie jede Dokumentationsstelle verfügt jedoch zumindest über eine gewisse Handbibliothek, in der auch elementare Nachschlagewerke enthalten sind. In der Regel handelt es sich dabei um große Ausgaben namhafter Enzyklopädien oder medienspezifische Bestände wie das Munzinger-Archiv. Um die Buchbestände in Medienarchiven zu beschreiben, muß deren hauptsächliche Nutzung vor Augen geführt werden. Sie sollten im allgemeinen schnelle Themeneinstiege ermöglichen. Der Typus des Ratgeberbuches ist so häufig vertreten. Auch ein ausführliches Personen- und Sachregister qualifiziert ein Buch besonders für eine Mediendokumentationsstelle. Es kommt in Einzelfällen durchaus vor, daß Bücher von der Dokumentationsstelle selbst im Sinne eines Registers erschlossen werden. Eine weitere häufige Nutzungsform der Bücher ist die Verwendung der Fotos und Abbildungen. Ein Bibliothekar eines Großverlages gibt in diesem Zusammenhand etwa an, daß in seinem Bereich rund die Hälfte aller Entlehnungen aus diesem Grund erfolgen würde.

Doch nun wirklich zu den dokumentarischen Grundsammlungen der Medienarchive.

Der Sammelauftrag, der dem Bestandsaufbau zugrunde liegt, orientiert sich, selbstverständlich unter Berücksichtigung der verfügbaren Verarbeitungs- bzw. Speicherressourcen, an den Dokumentationszielen des Archivs. Mit anderen Worten, an der angestrebeten Qualität des Outputs. Aus den verschiedenen Formeln, mit denen einzelne Medienarchive ihre Kollektionstätigkeit beschreiben, lassen sich drei mögliche Grundaufträge isolieren, aus deren allfälliger Kombination konkrete Sammelaufträge im allgemeinen bestehen.

Den ersten Fall könnte man als »Verwahrungsauftrag« bezeichnen. Damit ist eine Praxis gemeint, bei der aufgrund einer Entscheidung außerhalb des Archivs, beispielsweise der eines Fachredakteurs, Dokumente zur Aufbewahrung zugewiesen werden. Die Aufgabe und Kompetenz des Archivs besteht in diesem Fall nur darin, diese Dokumente in das jeweilige Ordnungssystem zu integrieren, um sie auf Anfrage wieder ausfolgen zu können. Im Fall von Fernseharchiven kann das etwa bei Drehmaterial der Fall sein, das dann auch oft ausschließlich wieder dem einlagernden Redakteur ausgefolgt werden darf. Selbstverständlich können auch Fotos, Zeitungsartikel oder die bereits erwähnten Geschäftsberichte Gegenstand einer solchen unmittelbaren Zuweisung sein. Diese Sammelpraxis kann zwar auch als Indiz für eine gewisse Kompetenzlosigkeit des Archivs eingeschätzt werden, obwohl man sie eher als Maß für das Vertrauen ansehen sollte, das Redakteure in dessen Tätigkeit setzen. Die Alternative wäre nämlich in vielen Fällen nur das Versickern wertvoller Informationsressourcen in den privaten Handarchiven der Journalisten.

Auf einem »Voll-Sammelauftrag«, als zweitem idealtypischen Fall, beruhen die Kernbestände der meisten Medienarchive. Dabei ist das Archiv angewiesen, die vollständige Aussagenproduktion eines Medienbetriebes bzw. Verlagsproduktes zu sammeln. Bei Textarchiven kann diese Sammlung in Form von Ausschnitten oder Ganzstücken geschehen. Von der vollständigen Archivierung sind in der Praxis lediglich exakt definierte Aussagenanteile wie nicht-politische Werbung und Anzeigen oder eventuell auch Sport ausgeschlossen. Da bei Textarchiven jeder einzelne Ausschnitt mehr oder weniger aufwendig formatiert und aufgeklebt sowie jeweils inhaltlich zugeordnet werden muß, wird die vollständige Ausschnittarchivierung in den meisten Fällen lediglich beim jeweils eigenen Medienprodukt vorgenommen.

Fremde Printmedienprodukte werden allerdings in vielen Fällen ohne besondere inhaltliche Erschließung als Ganzstücke vollständig gesammelt und zumindest über einen gewissen Zeitraum aufbewahrt. Der Zugriff auf diese Bestände, die entweder in Boxen, Stapeln oder Bänden chronologisch abgelegt sind, geschieht entweder über das Erscheinungsdatum oder über ein allfällig käufliches Register. Wegen seines guten Registers ist beispielsweise der "Spiegel" in vielen Medienarchiven in geschlossener Sammlung zu finden. Auch Rundfunk- und Fernseharchive sammeln die laufende Aussagenproduktion meist aufgrund eines, zumindest vorläufigen, Voll-Sammelauftrages.

Eine in der Praxis vor allem bei Textarchiven häufige Ergänzung zum Voll-Sammelauftrag eines bestimmten Produktes ist ein ergänzender »Auswahl-Sammelauftrag« aufgrund inhaltlicher Kriterien. Erst hier kann man von Selektion oder Lektorat als Tätigkeitsfeld in der Kompetenz des Archivs sprechen. Vor allem, wenn die Informationstätigkeit größtenteils aus der eigenen Sammlung bestritten wird, liegt in einem gut organisierten Lektorat, neben der Inhaltserschließung, ein Schlüssel zur Qualität der Dokumentationsstelle. Je nach inhaltlichen Schwerpunkten des Archivs wird dabei die tägliche Grundsammlung durch gezielte Auswahl von Artikeln aus einer möglichst großen Zahl internationaler Zeitungen und Zeitschriften ergänzt. So werden etwa, nur um die Größenordnungen aufzuzeigen, zusätzlich zum eigenen Blatt bei der Süddeutschen Zeitung 70 andere Printmedien lektoriert, bei der Frankfurter Allgemeinen 81, bei Le Monde 52 bei Gruner+Jahr über 150 und beim Spiegel mehr als 250. Vielleicht sind es bei Spiegel aber auch 350, wie derselbe Autor einige Seiten weiter vorne zu wissen glaubt. Die Angaben über die lektorierten Zeitungen in den einzelnen Archiven schwanken in der Literatur beträchtlich. Es ist anzunehmen, daß Spielräume übertreibend nach oben ausgenutzt werden, weil die Maßgröße gerne als vordergründiger Indikator für die Qualität eines Archivs herangezogen wird.

Die Kriterien, nach denen lektoriert wird, sind so vielfältig, daß man am besten die Praktiker einmal selbst zu Wort kommen läßt: 

"Aus der SZ selbst werden alle Artikel - vom Leitartikel bis zur kleinen Notiz - registriert. Sie bilden das Rückgrat des Archivs. Aus den anderen Publikationsorganen werden meinungsbildende und informierende Artikel zur Ergänzung ausgewählt"

 "Bei der Auswahl relevanter Texte sind bestimmte Maßstäbe anzulegen. Wichtigstes Auswahlkriterium ist naturgemäß der Informationsgehalt der Beiträge. Daneben hat der Lektor auf Prägnanz zu achten, auf die Vermeidung von Wiederholungen und - bei Beiträgen kommentierenden Inhalts - auch darauf, daß kontroverse Stimmen zu Wort kommen, damit Unparteilichkeit und Ausgewogenheit der Sammlungen gewährleistet bleiben. Bei Berichten aus anderen Erdteilen spüren Lektoren bewußt den jeweils kompetentesten Berichterstattern nach. Texte mit Wortlauten hält das Archiv bei der Auswertung grundsätzlich fest."

 "Beiträge der eigenen Zeitung werden vom umfassenden Hintergrundbericht bis zur kleinsten Meldung lückenlos dokumentiert, denn die F.A.Z.-Redaktionen erwarten, daß das Archiv ihnen alle Informationen aus der eigenen Zeitung in kürzester Frist nachweist. ... sondern es soll auch ein breites Spektrum an Meinungen eingefangen werden. So achten die Lektoren zum Beispiel darauf, welchen Korrespondenten besonders gut unterrichtete Gesprächspartner zur Verfügung stehen, wer sorgfältig recherchiert und zuverlässig berichtet, aber auch umgekehrt, wer es mit seinen Meldungen und Berichten nicht so genau nimmt und mit ´heißer Feder´ schreibt ... Auch auf Prägnanz und Farbigkeit der Wiedergabe der erfaßten Reportagen und Berichte wird geachtet. Bei alledem kann es nicht die Aufgabe eines Zeitungsarchivs sein, durch die Auswahl von Texten selbst meinungsbildend zu wirken. Vielmehr müssen es die zeitgeschichtlichen Archivsammlungen dem schreibenden und kommentierenden Redakteur ermöglichen, sich über unterschiedliche Meinungen zu informieren und sich danach sein eigenes Urteil zu bilden." 

Und ein weiteres Mal Marianne Englert, die Grande Dame der deutschsprachigen Mediendokumentation, die sich mit dem Thema offensichtlich sehr beschäftigt hat: 

"Wovon läßt sich der Auswertende bei seiner Tätigkeit leiten? Er trägt aus den ihm zur Verfügung stehenden Quellen Daten und Fakten zusammen, mit denen er die politischen, sozialen, wirtschaftlichen, kulturellen, wissenschaftlichen oder sportlichen Ereignisse belegt, sammelt Berichte und Reportagen, die ´Farbe ins Bild bringen´, Vorgänge illustrieren und Stimmungen einfangen, und hält - meist - auch Kommentare fest. Bei alledem ist er gehalten, streng auf Neutralität zu achten. Eine einseitige Auswahl von Daten und Fakten führt den Nutzer zu falschen Beurteilungen. Erst recht gilt dies im Kommentarbereich. Wer sich beim Auswerten in dieser Hinsicht nicht streng kontrolliert, handelt gegen das Berufsethos. Es ist nicht die Aufgabe des Pressedokumentars, am Prozeß der Meinungsbildung aktiv mitzuwirken, sondern er muß über eine Vielzahl der verschiedenartigsten Informationen, die er zusammenträgt, dem Benutzer ermöglichen, sich selbst eine Meinung zu bilden."

 "Die Auswahl der Artikel erfolgt ausschließlich nach inhaltlichen Kriterien. Zu einem bestimmten Sachverhalt werden also nicht alle erschienenen Artikel gesammelt, wie das etwa ein Presseausschnittdienst tut, sondern nur die Artikel, die am meisten Information dazu liefern. Mehrere Artikel zum gleichen Fakt werden lediglich dann gesammelt, wenn sie gewichtig unterschiedlich sind und deshalb zu einer Vertiefung der Information beitragen." 

Wie diese Stellungnahmen deutlich zeigen, soll die Sammelpraxis in Medienarchiven also zuerst die eigene Aussagenproduktion möglichst vollständig dokumentieren. Durch gezieltes Lektorat wird diese Grundsammlung dann zu einer möglichst redundanzfreien, im Grunde gleichmäßigen, in Spezialisierungsgebieten detaillierten und insgesamt informationsreichen Dokumentation von Zeitgeschehen veredelt. Breite und Tiefe dieser Dokumentation hängen natürlich vom Anspruch und den Ressourcen des Archivs ab.

Am Tätigkeitsfeld des Lektorates zeigt sich deutlich eine zentrale Kompetenz des Mediendokumentars, der Mediendokumentarin. Nämlich jene, das Wesentliche vom Unwesentlichen zu scheiden. Obwohl sie sich wie erwähnt jeder kommentierenden Wertung enthalten und Ausgewogenheit gewährleisten sollen, steht ihnen doch ein finales Urteil über die Informationsqualität eines Dokumentes zu. Speicher oder Papierkorb ist jeden Tag die Frage. In einer großen Textdokumentation bis zu 8000 mal. Rund 7200 mal lautet das Urteil Papierkorb. Durchschnittliche Verhandlungszeit 25 Sekunden. Strafbarer Tatbestand ein klassisches Eigentumsdelikt - Diebstahl des knappen Gutes Aufmerksamkeit. Hohe Wiederholungsgefahr. Keine Berufung möglich. Mit der aufkommenden Praxis der uneingeschränkten Volltextspeicherung scheint es auf den ersten Blick, als ob diese Auswahlkompetenz der Dokumentare verschwinden würde. Als ob der zukünftige Benutzer an seinem Terminal der Informationslawine aus Unwesenlichem, Nebensächlichem und immer wieder Demselben hilflos ausgeliefert wäre. Das muß nicht zwangsweise der Fall sein. Es ist auch vorstellbar, daß sich die qualitätswertende Auswahl nur hin zur Recherche verlagert. Das ist zumindest dann denkbar, wenn dort entsprechende dokumentarische »Werkzeuge« im Sinn einer leistungsfähigen Computersoftware zur Verfügung stehen, um relevante Texte automationsunterstützt und gezielt selektieren zu können. Zur Organisation des Lektorates ist zu sagen, daß dieses üblicherweise in arbeitsteiliger Rotation mit den anderen Tätigkeitsfeldern Erschließung und Recherche ausgeübt wird. Das bringt neben der schieren Abwechslung vor allem den Vorzug einer maximalen Abstimmung der Tätigkeitsfelder aufeinander und insgesamt an den Benutzerwünschen. In der folgenden Abbildung sind die Selektionsentscheidungen, auf denen Bestandsaufbau und -pflege beruhen, schematisch dargestellt.

Zur Erleichterung des Bestandsaufbaues ist öfters ein Zwischenarchiv oder eine Vorablage eingerichtet. In der Praxis erfüllt diese in vielen Fällen zwar lediglich die Funktion der Bündelung von Arbeitsvorgängen, beispielsweise, um nicht mit jedem einzelnen Zeitungsausschnitt in den Speicher laufen zu müssen. Diese Vorablage kann aber auch dazu eingesetzt werden, um Material vergleichend ein weiteres Mal zu selektieren, nachdem es etwas »abgelegen« hat, also seine Relevanz leichter einschätzbar ist. Längere Vorgänge, wie etwa die Entwicklung eines Skandals, können bei einem derartig organisierten Lektorat im Zusammenhang gesehen und in ihrer Bedeutung besser eingeschätzt werden.

Nach dem negativen Prinzip des Lektorates schließlich wird »Kassation« betrieben. Das Ziel ist die gezielte Bestandsreduzierung im Speicher, um teuren Platz freizumachen bzw. die Überschaubarkeit der Bestände zu gewährleisten, wenn etwa eine Themenmappe von Zeitungsausschnitten überquillt, die größtenteils obendrein nicht mehr interessieren. Dieses Ausscheiden von unnotwendigen Beständen geschieht schlicht in der inversen Anwendung jener Regeln, nach denen Bestandsaufbau betrieben wird. Sie wird zwar auch in Textarchiven vorgenommen, aber ist vor allem in Produktionsarchiven wie Rundfunk- und Fernseharchiven von Bedeutung. Hauptsächlich deshalb, weil dort die Platzfrage wesentlich schneller prekär werden kann. Während die Kassation in Textarchiven im allgemeinen in die Kompetenz des Archivs fällt, geschieht das Ausscheiden von Dokumenten bei Rundfunkanstalten üblicherweise in Abstimmung mit betroffenen Redaktionen. Weil Rundfunkdokumente obendrein nicht lediglich Programmaterial, sondern auch unwiederbringlichen Kulturstoff darstellen, sind umfassende Kassationsrichtlinien erarbeitet worden, um die Vernichtung von wertvollem Kulturgut zu verhindern.

Wie schon beim Lektorat scheint auch die Bedeutung von Zwischenarchiv und Kassation in ihrer herkömmlichen Form durch die elektronischen Datenverwaltungstechnologien insgesamt im Zurückgehen begriffen. Der Grund liegt darin, daß sich durch die EDV für Platz- und Transparenzprobleme neue organisatorische Perspektiven ergeben. 


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